王青道:谈谈行业会议运营的变革

2015/12/22来源:中国贸易新闻网欢迎浏览ww88优德体育资讯
核心提示:相对于其他国家,我国行业会议目前的运行模式是改革开放三十年来逐步形成的、带有强烈的中国特色。思路的调整和模式的创新是行业会议平台的关键要素。

  相对于其他国家,我国行业会议目前的运行模式是改革开放三十年来逐步形成的、带有强烈的中国特色。其特点至少有三:一是政府会议的某种延伸——政府会议与市场性会议的混合物;二是程式化的东西占主导——每年都是老样子;三是自说自话的情况很普遍——缺乏与业界的深度合作与互动。行业会议是行业信息交流、业务合作、观点分享、学习、社交乃至获得激励的不可或缺的重要平台,在行业会议的陈旧办会逻辑与巨变时代业界对于高品质行业平台的强烈需求之间,存在着巨大的反差。可喜的是,一些行业组织、学术团体及其他行业性平台已经开始了会议模式创新的探索之路,且收效不错。比如,中国会议产业大会(CMIC)搭建的中国会议行业信息交流与业务合作的平台便是其中之一。  思路的调整和模式的创新是行业会议平台的关键要素。不妨从以下几点着手:  首先,“内容”已大不同于以往。官话、套话、互联网上可以轻易看到的话,已经没有人愿意听了。所以,定什么主题、议题、话题,请什么人来讲,以及怎么讲、怎么呈现等都很重要。数据、大数据、研究报告等已经成为了会议“内容”中最有价值的组成部分。中国会议产业大会发布的“2015中国会奖城市吸引力指数”大数据、“2016中国会奖买家采购分析报告”等,是本届大会上传播力最强的“内容”之一;2015年大会的主题“新技术、新体验、新玩法”,看似与会议及会议产业没有直接关联,实则真实地反映了会议与活动市场未来走向的真实面目;“2015中国会奖旅游城市联盟年会”的主题直截了当:会奖城市如何吸引更多的国际会议——所有的发言、讨论都围绕着这个简单明晰的主题展开,很容易取得满意效果。  其次,“形式”需要不断更新。没有人规定会议必须按照某个模式来举办,会议的“形式”也不仅仅是服务于“内容”那么简单,会议“形式”甚至决定着“内容”是否能够发挥其应有的价值。颁奖活动可以搞得很时尚、很人性化,让所有获奖者在获得激励的同时,价值感、身份感也得到最大程度的提升。开幕会尽可能去官方化,多用视频来呈现内容,让这些内容更加深刻而稳定地保留在听者的脑海当中。念稿子最不招人待见,脱口秀则更容易调动现场气氛。展示用的PPT页面上不需要文字堆积,PPT的格式、大小和附加的视听内容,也要充满变化。需要说明的是,16:9甚至24:7的PPT更具现场表现力。在投影仪的大小和流明度方面一定不能省钱,看着昏暗不清的投影屏幕,令演讲者和听者都提不起精神。  再次,“体验”正变得愈加重要。目标的实现是会议组织方的基本诉求,但想举办一个成功的会议要有良好的会议“体验”。所谓会议“体验”,就是人们对于会议内容、形式、流程、服务以及相关的视觉、听觉、味觉、触觉等一系列事物心理感受的总和。“体验”这个看不见、摸不着的东西,正日益成为检验一个会议成功与否的重要标准之一。创建良好的会议“体验”,要从会议设计开始——VI设计、制作物设计、展览展示设计、会场设计、餐饮设计、人机交互设计等;新技术的应用是良好“体验”的必备手段——注册、交流、日程查询、娱乐以及声光电等很多方面;完善的管理与服务是良好“体验”的基础——没有科学的会议管理和系统化、专业化、人性化的服务,就不可能有什么“体验”可言。  最后,“协作”办会才能出彩。无论组织单位有多大实力,都不敢说凭一己之力就可以办好一个大型行业年会,更别说只有十个、八个人而且经费严重不足的行业组织了。一个成功的大型行业年会,往往是十几个、几十个,甚至上百个不同类型机构有机合作的产物。中国会议产业大会是典型的产业链大“协作”的产物——合作机构超过一百家,其中发挥关键作用的机构也在四十家以上。中国会议产业大会的合作机构大致分为三大类:一是要它们提供名声支持的,包括主办机构、协办机构、支持机构等;二是要它们提供资金支持和具体帮助的,包括各种类型的赞助商、合作伙伴等;三是需要它们提供智力支持的,比如专业机构、人士等,需要在内容构建、形式设计、体验规划等方面得到他们的帮助。我们要知道,有些合作伙伴提供的帮助,不是靠花钱能买到的。中国会议产业大会二十多项活动,大多是在合作伙伴不同程度的参与下完成的。实际上,任何一个行业、一个领域的权威平台,都具有不同程度的号召力和凝聚力,只不过暂时没有被挖掘出来而已。(作者系中国会展经济研究会副会长、《会议》杂志总编辑
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